このシートの使い方
ひとことで言うと：自分の頭の中にある仕事を、人が動ける形にして外に出すための一枚。
抱えている仕事を全部書き出し、日程と負荷を見えるようにして、人に渡せる部分を見つけます。上司やチームに相談するときの資料にもそのまま使えます。
『注意点』補足すると、この記事はまだ試作段階なので、試して更新していきます。
書く前に、3つの問いに一行ずつ答えておきます。
| 問い | 答え |
|---|---|
| ひとことで言うと、今の状態は？ | （例）一人で抱えている仕事があふれている |
| 誰に、何をしてほしい？ | （例）上司に優先順位を決めてもらう／○○さんに△△を引き継ぐ |
| いつまでに？ | （例）来週の定例まで |
時間の目安：書き出し15分 → 日程と負荷15分 → 仕分け15分。8割の出来で一度人に見せます。ここはAIにまかせたいと思っている。最終はリアルの人だが、AI壁打ちをして頭を整理する。どういうペルソナにするかも含めて今後検討しアップデートする。（まだない）
① 仕事一覧×日程
縦に仕事とその工程、横に週を並べます。作業する週に「■」、納期に「★」を入れます。まずは漏れなく書き出すことを優先し、細かさは後で整えます。（例）の行は記入例です。
| 仕事 | 工程 | 担当 | 前工程（受け取るもの・情報） | 後工程（渡すもの・情報） | 工数（h） | 1週 | 2週 | 3週 | 4週 | 納期 |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| （例）月次報告 | 各部署からデータを集める | 自分 | 各部署の実績 | 集計用のデータ | 3 | ■ | ||||
| （例）月次報告 | 集計・報告資料づくり | 自分 | 集計用のデータ | 報告資料の案 | 6 | ■ | ||||
| （例）月次報告 | 確認・会議で報告 | 上司 | 報告資料の案 | 会議の決定事項 | 2 | ■ | ★ | |||
| （例）新人の受け入れ準備 | PC・アカウントの手配 | 総務 | 入社日・人数 | 準備完了の連絡 | 2 | ■ | ★ | |||
書き出しのヒント：会議・問い合わせ対応・レビューなど、「仕事と呼んでいない仕事」も一行ずつ入れます。そこに時間が消えていることが多いからです。
② 負荷の見える化
①の工数を週ごとに足し、使える時間と比べます。差がマイナスの週が、あふれているところです。
| 1週 | 2週 | 3週 | 4週 | |
|---|---|---|---|---|
| 使える時間（h）：勤務時間から会議・定常業務を引いたもの | ||||
| 抱えている工数（h）：①の自分担当分の合計 | ||||
| 差（h） |
あふれている週と、その原因になっている仕事：
- （例）第2週：月次報告の資料づくりと、新人の受け入れ準備が重なっている
差がマイナスなのは、頭張りが足りないからではなく、仕事の量と人の配置の問題です。この数字が、助けを頼むときの根拠になります。
③ 人に渡せるかの仕分け
①の自分担当の工程を、4つに分けます。右の列ほど、自分が持ち続けるべきものです。
| 工程 | そのまま渡せる | 手順を書けば渡せる（標準化） | 機械に任せられる（自動化） | 自分しかできない | 渡す相手・方法 |
|---|---|---|---|---|---|
| （例）会議室・備品の予約 | ○ | △△さんに頼む | |||
| （例）月次データの集計・グラフ作り | ○ | データを貼るだけの集計シートを作る | |||
| （例）報告資料の作成 | ○ | ○○さんに、テンプレと過去の資料を渡す | |||
| （例）数字が変化した理由を読み解く | ○ | 今は自分。判断の理由を書き残していく | |||
分け方の目安：
- 手順と基準を言える → 標準化して渡せる
- 毎回同じ操作をしている → 自動化の候補
- 「なぜ」「外れたらどうするか」の判断がいる → いまは自分。ただし、判断の理由を言葉にしていくと、ここも少しずつ左の列に移ります
「自分しかできない」が多すぎるときは、本当に判断がいるのか、まだ言葉にしていないだけなのかを確かめます。
④ やめていいこと・やめないこと
やめていいことを先に書くと、その対比で「やるべきこと」がはっきりします。
| やめていい（人・機械に任せる、減らす） | やめない（自分が磨き続ける） |
|---|---|
| （例）データの手集計・グラフ作り | （例）何を確かめるべきかの問いを立てる |
| （例）定型報告をゼロから書くこと | （例）問題に気づき、原因を絞る |
| （例）自分しか知らない手順を毎回自分で回すこと | （例）過去の知見を新しい場面に当てはめる |
この表は、そのまま「求められる力」を言葉にするたたき台にもなります。
⑤ 次の一手
②と③から、今週動かすことを三つまで選びます。
| やること | 相談・お願いする相手 | 伝えること（ひとことで） | いつまでに |
|---|---|---|---|
| （例）あふれている第2週の優先順位を決める | 上司 | 第2週が○時間足りません。月次報告と受け入れ準備のどちらを先にしますか | 次の定例 |
| （例）報告資料の作成を引き継ぐ | ○○さん | テンプレと過去の資料を渡すので、次回からお願いしたい | |
ここまでのやることを、箇条書き
- ①を書き出す
- ②であふれている週を見つける
- ③で渡せる工程を一つ選ぶ
- このシートを持って上司かチームに相談する
付録：AIとの壁打ちで埋める手順
①〜⑤の順に、同じチャットで続けて使います。プロンプトをそのままコピペし、【 】の部分だけ自分の情報に差し替えてください。Claude Opus 5.5など、一般的な対話型AIを想定しています。
| ステップ | 貼り付けるもの | AIから戻るもの | シートのどこへ |
|---|---|---|---|
| 0. 問い | なし（質問に答えるだけ） | 3つの問いへの一行回答 | 使い方の表 |
| 1. 書き出し | 思いつくままの仕事の箇条書き | 仕事一覧×日程の表 | ① |
| 2. 負荷 | 1の表＋週の使える時間 | 週ごとの差と、あふれの原因 | ② |
| 3. 仕分け | 1の表 | 4つへの仕分けと理由 | ③ |
| 4. やめる・やめない | 3の結果 | 対比の表 | ④ |
| 5. 次の一手 | 2〜4の結果 | 今週の3つと、伝える文 | ⑤ |
0. 問いを立てる
私の仕事の状況を整理したいです。
次の3つの問いについて、1つずつ質問してください。
私の答えがあいまいなら、深掘りしてから一行にまとめてください。
・ひとことで言うと、今の状態は？
・誰に、何をしてほしい？
・いつまでに？1. 仕事の書き出し → ①
今抱えている仕事を、思いつくまま書き出します。
これを次の列の表に整理してください。
仕事／工程／担当／前工程（受け取るもの）／後工程（渡すもの）／工数（h）／1週〜4週（作業週に■、納期に★）／納期
わからない欄は空欄のままで構いません。
会議・問い合わせ対応・レビューなど、漏れていそうな仕事があれば質問してください。
【書き出し】
・
・2. 負荷の見える化 → ②
さきほどの表のうち、担当が自分の工数を週ごとに合計し、使える時間と比べてください。
結果は「使える時間／抱えている工数／差」の週別の表にしてください。
差がマイナスの週について、原因になっている仕事を挙げてください。
【使える時間】勤務時間から会議・定常業務を引いて、週あたり○時間3. 人に渡せるかの仕分け → ③
表のうち、担当が自分の工程を、次の4つに仕分けてください。
そのまま渡せる／手順を書けば渡せる（標準化）／機械に任せられる（自動化）／自分しかできない
各工程に、理由と「渡す相手・方法」の案を一行ずつつけてください。
「自分しかできない」にしたものは、本当に判断が必要か、まだ言語化していないだけかを指摘してください。
厳しめに見て構いません。4. やめていいこと・やめないこと → ④
仕分けの結果をもとに、
「やめていい（人・機械に任せる、減らす）こと」と「やめない（自分が磨き続ける）こと」を
2列の表にしてください。
先に「やめていいこと」を挙げ、その対比で「やめないこと」を導いてください。5. 次の一手 → ⑤
ここまでの結果から、今週動かすことを3つまで提案してください。
各項目に、次の3つをつけてください。
・相談・お願いする相手
・その人にひとことで伝える文（そのまま口に出せる形）
・いつまでに
上司に助けを頼む場合は、②の数字を根拠に入れてください。使うときの注意
- 社外秘の情報や個人名は伏せ字にします。社内のAI利用ルールを先に確認してください
- 途中で新しいチャットに移るときは、それまでの表を貼り直します
- AIの答えはたたき台です。工数や納期は自分で最終確認します
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